GDPR e comunicazione interna: ciò che ogni responsabile HR deve sapere

Cosa richiede il GDPR per la comunicazione professionale

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) si applica a qualsiasi trattamento di dati personali all'interno dell'UE. I numeri di telefono, i nomi e i modelli di comunicazione dei collaboratori sono dati personali. Ciò significa che qualsiasi strumento utilizzato da un datore di lavoro per comunicare con i propri collaboratori deve soddisfare i requisiti del GDPR.

I tre requisiti fondamentali per gli strumenti di comunicazione sono:

1. Contratto di trattamento dei dati (DPA): se il fornitore dello strumento tratta dati personali per conto del datore di lavoro, è obbligatorio un contratto di trattamento scritto.
2. Diritto all'oblio: i collaboratori hanno il diritto di far cancellare i propri dati. Lo strumento deve tecnicamente consentirlo.
3. Minimizzazione dei dati: vengono trattati solo i dati strettamente necessari alla finalità.

I tre principali rischi GDPR di WhatsApp per la comunicazione professionale

Rischio 1: I dati di contatto vengono condivisi con Meta

Quando un collaboratore installa WhatsApp e autorizza l'applicazione ad accedere ai propri contatti, i numeri di telefono di tutte le persone registrate, inclusi colleghi e clienti, vengono caricati sui server di Meta. Si tratta di un trasferimento di dati personali a terzi senza il consenso esplicito di queste persone.

L'Autorità Garante per la protezione dei dati personali e l'autorità di protezione dei dati di Amburgo (il principale regolatore europeo per Meta) hanno già più volte identificato WhatsApp in contesti professionali come problematico.

Rischio 2: Nessun contratto di trattamento dei dati possibile

Meta non offre un contratto di trattamento dei dati (DPA) per l'uso professionale di WhatsApp. Ciò significa che il datore di lavoro non può legalmente dimostrare che il trattamento dei dati dei collaboratori tramite WhatsApp è conforme ai requisiti del GDPR. In caso di audit o reclamo, l'organizzazione si trova in una posizione giuridicamente debole.

Rischio 3: Nessun controllo sulla conservazione dei dati

Quando un collaboratore lascia l'organizzazione, il datore di lavoro non ha alcun meccanismo per cancellare i suoi dati dall'ambiente WhatsApp. L'ex collaboratore mantiene l'accesso a tutti i messaggi storici sul proprio dispositivo personale. Qualsiasi informazione riservata condivisa tramite WhatsApp rimane al di fuori del controllo dell'organizzazione.

Cosa deve offrire una piattaforma di comunicazione conforme al GDPR

Uno strumento di comunicazione conforme ai requisiti del GDPR deve offrire come minimo:

• Contratto di trattamento dei dati: il fornitore firma un DPA con il datore di lavoro e si assume così gli obblighi GDPR in qualità di responsabile del trattamento.
• Hosting dei dati nell'UE: i dati vengono archiviati su server situati nello Spazio economico europeo.
• Diritto all'oblio: gli account e i dati associati possono essere completamente cancellati dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
• Controllo degli accessi: il datore di lavoro gestisce chi ha accesso alla piattaforma, e può revocare l'accesso immediatamente.
• Separazione vita privata e lavoro: nessuna commistione tra i dati personali dei collaboratori e i dati aziendali.

Come UP2D8 funziona in conformità con il GDPR

UP2D8 è stato sviluppato con la privacy by design come punto di partenza. Tutta l'infrastruttura funziona su server europei. Ogni cliente firma un contratto di trattamento dei dati standard con Rovata BV, la società belga dietro UP2D8.

I collaboratori vengono aggiunti con solo un nome e un numero di telefono. Non c'è alcun collegamento con profili di social network personali, nessuna archiviazione di dati di localizzazione e nessun accesso alla rubrica del telefono. Quando un collaboratore lascia l'organizzazione, il suo account può essere cancellato con un clic, inclusi tutti i dati di comunicazione associati.

UP2D8 soddisfa così tutti i requisiti GDPR per le piattaforme di comunicazione interna, ed elimina un rischio di conformità considerevole per i responsabili HR e le loro organizzazioni.

Passo pratico: esegua un audit GDPR interno dei Suoi strumenti di comunicazione

Utilizzi le seguenti domande per determinare rapidamente se i Suoi attuali strumenti di comunicazione contengono rischi GDPR:

• Disponiamo di un contratto di trattamento dei dati firmato con ogni fornitore di strumenti?
• Sappiamo dove vengono archiviati i dati dei nostri collaboratori?
• Possiamo cancellare tutti i dati di un collaboratore dopo la sua partenza?
• Abbiamo il controllo su chi ha accesso a quali canali di comunicazione?

Se anche una sola di queste domande riceve una risposta «no» o «non lo so», l'organizzazione corre un rischio che può essere facilmente eliminato con una piattaforma di comunicazione professionale.